前回の記事（第1部）では、「問題社員」の定義や早期対応の重要性、見極めポイントについて詳しく解説しました。本記事（第2部）では、その問題社員に対してどのように合法的かつ効果的に「退職勧奨」を行っていくか、その具体的ステップと実務上の注意点、さらには「退職勧奨代行サービス」を活用するメリットについて、社会保険労務士の視点から詳述します。

1. 1. • 退職勧奨は「任意退職の提案」にすぎず、強制ではない

      • 退職強要（違法）と退職勧奨（合法）の明確な線引き

      • 判例で見るアウト・セーフライン

      • 実務上ありがちなNG発言・態度例

1. 1. 客観的証拠の蓄積

   • 勤怠不良、業務指示無視、ハラスメント等の記録

   • 日報・始末書・指導履歴の保存方法

   2. 就業規則と人事評価制度の確認

   • 「解雇予備軍」の客観的定義を設けておく重要性

   • 懲戒規定・服務規律の明文化

   3. 社内決裁とコンプライアンスの体制整備

   • 誰が退職勧奨を担当するのか？

   • 代表者・人事・社労士との役割分担

   • 内部不正防止と不当解雇リスクの回避

● 「他の社員への悪影響」が最大のリスク

問題社員の存在が許容される職場では、真面目に働く社員のモチベーションが低下し、「頑張っても評価されない職場」という不信感を生みます。これにより以下のような二次的被害が発生します。

• 業務品質の低下

• 優秀人材の離職

• 職場の閉塞感・内紛の増加

Step1：事前通告（通知書の発行）

• 「ご相談したい件があります」程度でOK

• 通知書例（社労士監修テンプレート）

Step2：1回目面談

• 面談の目的は「気づきと自己選択」を促すこと

• 感情的対立を避ける話法（例：「将来的なご自身のキャリアを一緒に考えましょう」）

• 社労士・第三者の同席が効果的

Step3：2回目面談（本人意向の確認）

• 再確認と選択肢の提示

• 解雇回避努力を示す（他部署異動案、教育機会提示など）

Step4：退職意思の確認と同意書の作成

• 退職届よりも「合意退職書面」の作成が望ましい

• 有給消化・退職金等の条件提示

●

• 退職後の労基署通報・訴訟対策

• 「自主退職」であっても録音・記録は必須

• ハラスメント被害者との関係整理

• 離職票の備考欄と社会保険手続き

1. 第三者による冷静な進行

• 社内の私情・人間関係を排除できる

• 感情的対立を避けてスムーズに合意へ

2. 法律リスクの最小化

• 弁護士・社労士による法的監修

• 記録・書面の整備サポート

3. 成功事例の紹介（匿名加工）

• 例1：業務命令違反を繰り返した従業員の円満退職

• 例2：勤怠が極端に悪い社員の対応

• 例3：セクハラ加害疑惑があった管理職の処遇

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第6章：退職勧奨の失敗パターンと回避策

• 失敗例①：1回の面談で結論を急いだ

• 失敗例②：上司単独で行い、録音も記録もなし

• 失敗例③：「辞めた方がいい」といった強要発言

• • 就業規則・評価制度の整備

  • 問題行動の記録化

  • 面談は複数回に分ける

  • 合意書の書面化

  • 話法・トーンに注意

  • 感情的対立を避ける

  • 第三者（社労士など）の同席

  • 録音・議事録の作成

  • 有給・退職金等の条件提示

  • トラブル発生時の相談先を確保

退職勧奨は「追い出し」でも「懲罰」でもなく、企業と社員の「関係整理」です。問題社員対応を先延ばしにするほど、社内の生産性は落ち、優秀な社員の離職リスクも高まります。合法かつ円滑な退職勧奨を行うためには、専門家の知見と第三者性を活用することが極めて効果的です。

「退職代行」の逆、「退職勧奨代行」こそ、今後ますますニーズが高まる人事戦略といえるでしょう。

付録：退職勧奨に関するよくある質問（FAQ）

• 退職勧奨は何回まで面談すればよい？

• 書面化は必須か？

• 退職金や有給をどう取り扱うか？

• ハラスメントを起こした社員にも使える？

• 社内の相談窓口は誰にすべきか？